این دلایل از عمده مواردی است که احساس نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری را برمی‌انگیزد.نمی‌توان به هیچ‌وجه این موارد را در انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب نادیده گرفت.
۵ دلیل که نشان می‌دهد شما به یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه نیاز داریددر طول زندگی، حتی اگر خودتان متوجه نشوید، بارها با سیستم خودکار سر و کار داشته‌اید. هنگامی که ریموت گاراژ را می‌زنید یا قهوه‌ساز را روشن می‌کنید، به این معنی است که از این نوع سیستم استفاده می‌کنید. وسایل رفاهی گوناگونی ازطریق سیستم خودکار کار می‌کنند. این سیستم هنگامی که در یک سازمان یا اداره قرار میگیرد به‌عنوان سیستم اتوماسیون اداری در نظر گرفته می‌شود. اتوماسیون اداری شامل پردازش داده‌ها، حسابداری و نامه‌نگاری الکترونیک و... است. کارکرد آن در سازمان می‌تواند باعث شود بهره‌وری و کارایی به‌طور موثری افزایش پیدا کند. دلایل نیاز به یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب را در ذیل بررسی می‌کنیم:
سازمان هایی که غیرمتمرکز هستند و پراکندگی جغرافیایی دارند، نیازمند این هستند که مکاتبات اداری و اسناد و مدارک سازمان خود را در یک سیستم ثبت و نگه‌داری نمایند.
مثال اول: فرض کنید که شما مدیر یک سازمان هلدینگ هستید که چندین شرکت زیر مجموعه شما است. در هر شرکت یک سری مکاتبات اداری تولید می‌شود. شما نیاز دارید بدانید که آیا نامه‌هایی که به شرکت‌های شما می‌آید همگی به سرانجام می رسند یا خیر؟ آیا کارشناسان زیرمجموعه شما به‌درستی امور محول شده را انجام می‌دهند یا خیر؟ و...
مثال دوم: فرض کنید یک شرکت مهندسی مشاور هستید که پروژه‌های مختلفی را در سطح کشور اجرا می‌کنید و در هر پروژه افرادی به‌عنوان مدیر و ... وجود دارند. در هر پروژه اسناد و مدارک یا مکاتباتی به‌طور روزانه در حال تولید است. شما به‌عنوان مدیر شرکت می‌خواهید بدانید که آیا نامه‌هایی که در پروژه الف انجام می‌شود در جایی ثبت و نگه‌داری می‌شوند که بتوان در آینده به آن استناد کرد؟ آیا نامه‌های پروژه‌ها به تأیید شما می رسند یا خیر؟ و...
راه‌حل: در مثال‌های بالا استفاده از یک نرم‌افزار دبیرخانه تحت وب است که بتواند ارتباط مستقیم با نرم‌افزار اتوماسیون اداری برقرار کند.
یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب باید امکان تعریف نامحدود دبیرخانه را در داخل خود داشته باشد و به مدیران امکان مدیریت و تعیین سطوح دسترسی مختلف را بدهد.
۲. ارتباط با نرم‌افزار مدیریت مستنداتما در سازمان‌های خود در هر جایگاهی که باشیم در حال تولید اسناد و مدارکی به غیر از مکاتبات اداری هستیم.
در مثال اول:
در شرکت هلدینگ برای نیروهای انسانی، پرونده‌ای تشکیل می‌شود که هرچه تعداد و سابقه نیروی انسانی در شرکت بیشتر شود تعداد و حجم برگ‌های پرونده این نیروها نیز بیشتر می‌شود.
یا در شرکت‌های هلدینگ در سایر واحدها (فروش، خدمات پس از فروش، مالی و...) اسناد و مدارک یا فرم‌های خاصی وجود دارند که نیاز است تمام اسناد و مدارک و فرم‌های تولید شده در سیستمی ذخیره و نگه‌داری شوند.
یا در مثال شرکت مهندسی و مشاور اسناد و مدارک فنی (نقشه ها، ریزمحاسبات، قراردادها و...) تولید می‌شوند که این اسناد گاها با جابه‌جایی و تغییر نیروی انسانی یا از بین می‌روند یا دراختیار مدیران شرکت قرار نمی‌گیرد. از این رو باتوجه‌به مثال ها اسناد و مدارکی در سازمان‌ها تولید می‌شود نیاز است که در یک سیستم مدیریت مستندات تحت وب ذخیره و بایگانی و در موقع نیاز بازیابی شوند.
یک نرم‌افزار مدیریت مستندات تحت وب باید امکان ارتباط با نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب را داشته باشد و از طرفی بتوان انواع فرم‌ها را در این سیستم تعریف و بتوان از آن‌ها گزارش تهیه کرد.
اگر مشتریان و مخاطبان سازمان شما ازطریق فکس و ایمیل با سازمان شما در ارتباط هستند و شما هم پاسخ آن‌ها را ازطریق فکس و ایمیل می‌دهید نیازمند یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب هستید.
برای مثال، شرکت هلدینگی را در نظر بگیرید که مشتریانش ازطریق فکس و ایمیل با شرکت ارتباط می‌گیرند.
ازآنجاکه نامه‌ها و مستندات را نگه‌داری می‌کنیم که بتوانیم بعدا به آن رجوع و استناد کنیم و باتوجه‌به این نکته که فکس‌ها بعد از گذشت مدت زمانی رنگ و جوهر آن‌ها از بین می‌رود و اگر مشتریان هم با ایمیل پرسنل مکاتبه کنند در نظر بگیرید در آینده شرکت با چه مشکلاتی مواجه خواهد شد.
امکان برقراری ارتباط نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب با فکس و ایمیل‌های سازمان هم یکی از ویژگی‌های مهم است که بتوان فکس و ایمیل‌های سازمان را دریافت و ارسال کرد.
۴. امکان استفاده روی موبایل و تبلتاگر شما یک مدیر هستید که دائم در مأموریت هستید یا پرسنل شما دائم در سفر و مأموریت هستند و میز کاری دارید که کارها با وجود یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری انجام نشده در روی میز شما می ماند و وقت نمی‌کنید به آن‌ها رسیدگی کنید، شما نیازمند یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب هستید که بتوان روی موبایل و تبلت از آن استفاده کرد.
۵. امکان تعریف فرم‌های مختلفاگر در سازمان شما فرم‌های مختلفی (فرم مرخصی، فرم خروج کالا از انبار و...) در حال تولید است و پرسنل شما دائما در حال استفاده از این فرم‌ها هستند و مدیریت کردن فرم‌ها برای شما کار دشواری است شما نیازمند استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب هستید.
