برخی اوقات پیشرفت‌های فناوری به‌جای ساده‌تر کردن، باعث پیچیدگی روندهای کاری می‌شوند. برای ساده‌تر کردن کارها باید استراتژی مناسبی داشته باشید.
زمانی که کامپیوترها به محیط کار وارد شدند، همه بر این تصور بودند که زمان بیشتری از کارمندان ذخیره خواهد شد و کارایی افزایش پیدا خواهد کرد. پس از مدتی نوبت به کلان داده رسید و صحبت‌ها در مورد کارایی آن و نحوه‌ی استفاده از داده برای بهبود روش‌های کاری افزایش یافت. اما پس از گذشت ایمن سال‌ها بسیاری از افراد به این نتیجه رسیدند که این حجم از داده و اطلاعات، بیش از توان پردازشی آنها است و به نوعی پیشرفت فناوری باعث پیچیده‌تر شدن کارها شده است. مشکل دیگر، بی‌معنی شدن کارها و وظایف و کاهش کارایی آنها در شرکت‌ها و سازمان‌ها است.
مقاله‌های مرتبط:نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که معیارهای کارایی افزایش بیش از اندازه‌ای داشته‌اند و شرکت‌ها مجبور هستند با داده‌های بیش از اندازه بزرگ کلنجار بروند. نتایج یک گزارش بیان می‌کند که مدیران شرکت‌های بزرگ سهم عمده‌ای از زمان خود را به شرکت در جلسات اختصاص داده و بقیه‌ی آن را نیز صرف نوشتن متن و گزارش برای این جلسات می‌کنند. آمارهای نگران کننده حاکی از این است که ایمیل‌ها، پیام‌های کاری و جلسات متنوع، زمان کار مفید (معنی‌دار و با هدف قابل رویت) افراد را به ۶.۵ ساعت در هفته کاهش داده است.
تله‌ی پیچیدگیبا نگاهی به اطراف و شرکت‌های نوپا متوجه می‌شویم که کاهش پیچیدگی در روند کارها، موجب افزایش موفقیت و محبوبیت آنها شده است. در شرکت‌های بزرگ، پیچیدگی باعث کاهش سرعت و شکست در برابر استارتاپ‌ها می‌شود. برای مثال به شرکت‌هایی همچون اوبر، ایربی‌ان‌بی و نتفلیکس دقت کنید که با کاهش پیچیدگی‌های ارائه‌ی خدمات، توانسته‌اند سهم بزرگی از بازار را به خود اختصاص دهند.
از طرفی در شرکت‌های سنتی و با پیچیدگی بالا، تنها به افرادی ارزش داده می شود که کار بیشتری انجام دهند. این کار بیشتر تنها به معنای گذراندن ساعات کاری بیشتر است و ارتباطی با افزایش کارایی ندارد. همین ایراد اساسی باعث تلف شدن زمان زیادی از کارمندان و کاهش خروجی‌های شرکت می‌شود.
با پیاده‌سازی روندهای ساده در سازمان، زمان کار مفید افزایش می‌یاید. ساده‌تر کردن روندهای کاری از ارتباطات داخلی تا تماس با مشتریان و سهامداران را در بر می‌گیرد. در ادامه به بررسی راهکارهایی برای پیاده‌سازی روندها و در نتیجه افزایش ساعات کار مفید در سازمان می‌پردازیم.
ابتدا لیستی از کارهای روزمره‌ی خود را یادداشت کنید. قطعا در میان این کارها وظایفی هستند که از همه مهم‌تر بوده و به تعریفی، کارهای معنی‌دار شما هستند. بقیه‌ی کارهایی که در این لیست می‌نویسید، ارزش خاصی ندارند و پتانسیل حذف شدن یا ساده‌تر شدن دارند.
۲- وظایف بی ارزش را حذف کنیدآئیننامههای بیش از حد، کارهای شرکت را پیچیده می‌کنند. در واقع بسیاری از کارهایی که به عنوان آئین‌نامه انجام می‌دهید، دلیل خاصی ندارند و تنها به این خاطر که سازمان مدت زیادی آنها را رعایت کرده، مجبور به انجامشان هستید. این قوانین باعث می‌شوند که کارها پیچیده‌تر شده و وظایف بی معنی شما افزایش پیدا کنند. به کمک همکارانتان لیستی از این وظایف پیدا کنید که بتوانید آنها را به راحتی حذف کنید.
۳- قدرت تصمیم‌گیری را افزایش دهیدهرچه شرکت‌ها بزرگتر می‌شوند، تصمیم‌گیری پیچیده‌تر و لایه‌های آن بیشتر خواهد شد. در این حالت، شرکت در مقابل تغییر مقاومت بیشتری از خود نشان داده و کندتر می‌شود. به بیان دیگر فرصت برای استارتاپ‌ها فراهم می‌شود تا گوی سبقت را از سازمان‌های بزرگ بربایند. با اهدای قدرت تصمیم‌گیری به کارمندان، فرآیندهای تصمیم‌گیری سرعت می‌یابند و پیچیدگی کاهش می‌یابد.
برای شروع می‌توانید اجازه‌ی اتخاذ دو تصمیم در هفته را به کارمندان بدهید. البته رعایت قوانین و سلسله مراتب نیز باید در این روش لحاظ شود. پس از مدتی قدرت آنها را به مرور افزایش دهید و شاهد افزایش سرعت انجام کارها باشید.
