اغلب کارمندان در قابل بازخورد مدیر، جبهه گرفته یا اشتباه خود را توجیه می‌کنند. برای ارتباط با این افراد باید استراتژی مناسب داشت.
آلیسون گرین یکی از نویسندگان وبسایت Inc است که در مورد مشکلات محیط کار و فرهنگ سازمانی مقاله می‌نویسد. او در این مقاله به سوال یکی از کاربران این وبسایت پاسخ داده است. متن سوال از این قرار است:
من اخیرا با یک کارمند جوان همکار شده‌ام. او مدتی به عنوان کارمد پاره‌وقت برای ما کار می‌کرد و اکنون ارتقا یافته و به صورت دائم استخدام شده است. من مسئول آموزش‌های اولیه‌ی او هستم و باید صحت عملکرد این کارمند جوان را کنترل کنم. مشکلی که من با این کارمند دارم، در مورد واکنش او نسبت به انتقاد و تصحیح کارهایش است.
زمانی که او کاری را به روش استباه انجام می‌دهد، وظیفه ی من این است که اشتباه را گوشزد کرده و روش صحیح را به او آموزش دهم. مشکل اصلی این است که این کارمند در برابر تصحیح‌های من مقاومت کرده و توضیح می‌دهد که چرا روش اشتباه را انتخاب کرده است. من به روشی نیاز دارم که بدون ناراحتی، به او بگویم که نیازی به توضیح دادن نیست و او تنها باید وظیفه‌ی خود را به بهترین نحو انجام دهد.
در پاسخ به سوا شما باید در ابتدا به این نکته اشاره کنم که ارائه ی بازخورد، بهترین تصمیم شما به عنوان یک مدیر است. در مورد بازخورد دادن، همیشه باید سه نکته‌ی اساسی را رعایت کنیم: اول این که مورد انتقاد یا بازخورد را مستقیما بیان کرده و از پنهان کردن آن در بحثی متفرقه خودداری کنیم. در مرحله‌ی دوم باید اشکال را به صورت واضح و کامل توضیح دهیم. به بیان دیگر نباید انتظار داشته باشیم که طرف مقابل منظور ما را کشف کند. در مرحله‌ی آخر باید از هوش هیجانی بهره برده و دقت کنیم که در کمال مهربانی، انتقاد را ارائه کرده‌ایم. کارمند نباید تصور کند که با اشتباهش به شما توهین کرده است، بلکه باید به این درک برسد که ارائه‌ی انتقاد تنها به منظور بهبود وضعیت شرکت است.
در مورد سوال مطرح شده بهتر است مکالمه را این‌طور شروع کنید: "آیا اجازه دارم در مورد روش کار شما نظرم را ارائه کنم؟ من متوجه شدم که شما با وجود تذکرات قبلی، از روش خودتان برای انجام کارها استفاده می‌کنید. شاید من در ارائه‌ی دلایل و قوانین به منظور انجام روش خودم، کوتاهی کرده‌ام. آیا نیازی هست که در این مورد توضیحات بیشتری ارائه کنم؟ من مطمئنم که دلیل شما برای انجام این روش عمدی نبوده است. خود من هم در ابتدای کار روش‌های اشتباه را به کار می‌بردم تا این که فردی به من کمک کرد و دلایل اهمیت روش‌های اجرایی شرکت را توضیح داد."
مقاله‌های مرتبط:مخاطب شما در این مرحله دو نوع واکنش از خود نشان می‌دهد. در حالت اول متوجه اشتباهش شده و شما باید چرایی انتقاد و راه‌های جایگزین را به روشنی به او ارائه کنید. در حالت دوم ممکن است مخاطب ناراحت شده و تصور کند که اختلاف نظر، موجب اشکال شده است. او در این حالت تلاش می‌کند تا باز هم عملکرد خود را توجیه کند. در این حالت باید آرامش خود را به خوبی حفظ کرده و تلاش کنید تا مشکل روشش را به او نشان دهید. عموما افراد در این حالت‌ها ناراحت می‌شوند و تصور می‌کنند که کارشان به کلی دیده نشده و مورد بی‌رحمی قرار گرفته‌اند. شما به عنوان مدیر باید در ابتدا توضیح بدهید که از عملکرد کلی همکار راضی هستید و هدفتان از ارائه‌ی این سبک از بازخورد، بهبود عملکرد او تا رسیدن به سطح عالی است.
در نهایت به این نکته توجه داشته باشید که توضیح دادن تجربیات خودتان در مورد اشتباهات کاری، می‌تواند ارتباط بهتری با کارمند برقرار کرده و او را به نظرات شما خوشبین کند. با توضیح دادن مشلات خودتان و دیگر همکاران قبلی، به کارمند جدید نشان می‌دهید که اشتباه کردن امری طبیعی است و همگی تنها برای کمک کردن به اهداف شرکت مشغول هستید.
