لیست‌های انجام کار برای اهداف طولانی مدت خوب نیستند؛ اما این روش جدید برای برنامه‌ریزی‌های بلند مدت آسان‌تر بوده و بسیار کارآمد است.
اولویت‌بندی کردن کارها یعنی نوشتن آن‌ها به ترتیب اهمیت و حذف کردنشان به محض انجام دادن، یکی از آسان‌ترین راه‌ها برای نوشتن برنامه‌ریزی روزانه است. لیست‌های انجام کار در انجام دادن امور روزانه شما را یاری می‌کنند اما برای برنامه‌ریزی‌های بلندمدت مانند شمشیر دو لبه هستند. خط زدن کارها شاید کارآمد به نظر برسد اما از آنجایی که در اهداف بلندمدت کارها همیشه در حال اضافه شدن هستند به نظر می‌رسد که این لیست پایان ناپذیر است. همچنین دسته‌بندی کردن کارها و در نظر گرفتن اهمیتشان فرآیندی طولانی است که زمان زیادی می‌گیرد. روشی که در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت بررسی می‌کنیم دو مرحله دارد و کمک می‌کند که همیشه روی کارهای مهم متمرکز باقی بمانید.
مرحله‌ی اول: تصویر نقاشی شده
شما نمی‌توانید کارهایتان را اولویت‌بندی کنید مگر اینکه تصویر واضحی از آینده داشته باشید. بنابراین تصویری از هدف نهایی خود در بلندمدت تهیه کنید. برخی برندها از این تصویر تحت عنوان Painted Picture یاد می‌کنند و جزئیات کسب‌وکار خود را در پنج سال آینده به تصویر می‌کشند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند که مسیر خود را حفظ کرده و اولويت‌بندی‌های خود را راحت‌تر ارزیابی کنند. تصویر نقاشی شده مولفه‌ی اصلی این روش بوده و کمک می‌کند که اعضای تیم در راستای هدف اصلی حرکت کنند. اگر یک کار به اهداف بلندمدت مربوط نباشد بنابراین اولویت محسوب نمی‌شود و در لیست برنامه‌ریزی جایی ندارد.
یک کاغذ بردارید و آن را سه قسمت کنید. قسمت بالایی جایی است که نسخه‌ی کوچکی از تصویر نقاشی شده قرار می‌گیرد. این تصویر می‌تواند مراحل رسیدن شما به یک هدف بزرگ یا راه‌اندازی کسب‌وکار خودتان باشد. مدت زمان این برنامه‌ریزی به خودتان بستگی دارد و بهتر است حداقل یک سال باشد.
مرحله‌ی دوم: یادداشت سه اولویت مهم
در مرحله‌ی دوم باید سه اولویت مهم را برای یک روز، یک هفته، یک ماه و سه ماه یادداشت کنید. صفحه را به چهار قسمت تقسیم‌بندی کنید و سه کار مهمی که باید در هر بازه‌ی زمانی انجام دهید را یادداشت کنید. در برابر وسوسه‌ی خود مقاومت کنید و بیش از سه مورد را یادداشت نکنید. طبق گفته‌ی جیم کالینز (Jim Collins)، نویسنده، اگر بیش از سه اولویت داشته باشید یعنی هیچ اولویتی ندارید.
برای اینکه ببینید کدام کارها اولویت بیشتری دارند، به تصویر نقاشی شده رجوع کنید. برای هر کار از خودتان بپرسید آیا انجام آن من را به هدفم نزدیک‌تر می‌کند یا خیر؟ اگر پاسخ منفی است کمی بی‌رحم باشید و آن را از لیست خط بزنید. در پایان هر روز، لیست روز بعد را آماده کنید و در پایان هر هفته، هر ماه و هر سه ماه نیز همین‌طور رفتار کنید.
جلوتر که می‌روید اولویت‌های سه ماه‌تان به اولویت هفتگی تبدیل خواهد شد تا جایی که کاملا به هدف مورد نظر خود برسید. محدود کردن اولویت‌ها به سه مورد، کمک می‌کند که اهدافتان قابل هضم باشند.
شاید در روزهای اول احساس کنید که هیچ کاری از پیش نمی‌برید مخصوصا اگر به تهیه‌ی لیست‌های بلند عادت کرده باشید. اما به مرور زمان متوجه می‌شوید که دستاوردهای بیشتری داشته‌اید. هرقدر تمرکز روی کارها بیشتر باشد، نتیجه‌ی بهتری نیز به همراه خواهد داشت.
